Zásady pro zpracování osobních archivních fondů

Hlavní stránka / Archiv NG / Zpracovávání archiválií

TITULNÍ LIST INVENTÁŘE

Název archivu (podtrženo, kapitály)
Název archivní pomůcky (shodný s názvem archivního fondu, zároveň shodný s evidencí PEvA, uvedena data narození - * a úmrtí - † původce fondu, je-li jedno z dat neznámé, označí se otazníkem - ?)
Druh archivní pomůcky (inventář osobního fondu)
Časové rozmezí archivní pomůcky (shodné s časovým rozsahem dokumentů archivního fondu)
Číslo evidenčního listu NAD archivního fondu
Značka fondu (evidenční číslo archivního fondu v ANG)
Evidenční číslo archivní pomůcky (průběžná číselná řada inventářů v ANG)
Jméno (jména) zpracovatele (zpracovatelů) pomůcky
Místo a rok vyhotovení pomůcky

Vzor:

ARCHIV NÁRODNÍ GALERIE V PRAZE
(vel. 22)

 

MILOSLAV BEUTLER
(*1897 - †1964)
(vel. 22)

Inventář osobního fondu
(vel. 14)

 

 

Časové rozmezí fondu: 1888-1982
Číslo evidenčního listu NAD: 109
Značka fondu: 108
Evidenční číslo archivní pomůcky: 37
Zpracoval: Tomáš Hylmar
Místo: Praha 2005
(vel. 14)


ÚVOD INVENTÁŘE

Jednotlivé kapitoly nesou následující názvy. Výjimku tvoří „Vývoj původce fondu“, kde se jako název kapitoly používá jméno a příjmení původce fondu.

Vývoj původce fondu (životopis původce, rozsah životopisu s přihlédnutím na významnost osoby – životopis má přiblížit spíše život a dílo méně známých osob)

Výběrová literatura o původci fondu (řadí se abecedně podle příjmení autorů, citace viz závěr
obecných pravidel)

Edice z fondu (uvedeny edice z archiválií uložených v ANG, u jednotlivých archiválií se rovněž
uvádí odkaz na vydané edice)

Vývoj a dějiny archivního fondu (popis registratury původce fondu, je-li dochována, zápis
případných ztrát před převzetím do archivu, jak se fond do archivu dostal, kdy a od koho - u soukromých osob se neuvádí jméno ani jiné údaje, u institucí se uvede název v dané době, uvedení přírůstkových čísel)

Charakteristika fondu (rozbor stavu zachovalosti, popis a zdůvodnění zvolené pořádací metody a
stavby pomůcky, záznam o vnitřní skartaci, např. z fondu byly vyřazeny pomocné obálky a desky apod., poznámka podle čeho byl inventář vytvořen - Zásady pro zpracování osobních archivních fondů a pro psaní jejich inventářů, platných ve shodě s prováděcí vyhláškou č. 645 zákona č. 499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů)

Stručný rozbor obsahu archivního fondu (výběr a popis významných archivních dokumentů
uložených v fondu)

Záznam o uspořádání archivního fondu a sestavení pomůcky (kdo, kdy a ve kterém archivu ji
zpracoval, kdo sestavil inventář a jaké využil prameny)

Písemnosti původce uložené v dalších archivních fondech (zejména ANG)

INVENTÁRNÍ SEZNAM

Soupis archivních dokumentů osobního fondu s uvedením následujících základních hesel. Inventární seznam je sepsán podle základního rozdělení dokumentů do jednotlivých skupin a podle jejich dalšího řazení.

Inventární číslo
Obsah
Kusy/listy
Časový rozsah dokumentu
Přírůstkové číslo AA
Evidenční jednotka (karton, velké formáty)

TIRÁŽ

Umístěna na poslední straně archivní pomůcky. Částečně obsahuje stejná data uvedená na titulním listě.

Název archivní pomůcky (shodný s názvem archivního fondu)
Časový rozsah (shodný s časovým rozsahem archivního fondu)
Počet evidenčních jednotek (knihy, kartony, velké formáty archiválií zpřístupněných archivní
pomůckou)
Počet inventárních jednotek (počet inventárních čísel v inventáři)
Rozsah v bm
Stav ke dni
Jméno a příjmení zpracovatele
Číslo evidenční pomůcky
Počet stran
(stránkování jednotné pro celý inventář, arabská čísla, titulní list nečíslován a
nezapočítáván)
Schválil dne (kdo a kdy archivní pomůcku schválil)

OBECNÁ PRAVIDLA

Pro psaní inventářů se používají současně platná pravidla českého pravopisu.

Jednotlivá hesla inventáře začínají velkými písmeny.

Kulaté závorky () se užívají při doplnění hesel inventáře o další informace, např. jazyk nebo stav dokumentu, úplnost, forma, nebo při doplnění údajů na základě druhotných údajů, např. porovnání písma, razítek, obálek, jiných studií apod.

Písemnosti bez určení místa se označují zkratkou b. m. a bez data b. d. U částečného datování dokumentu se uvede alespoň měsíc a rok nebo jen rok, u nedatovaných dokumentů se při určení data používají pojmy asi, kolem, před, po, mezi.

Názvy zahraničních měst, která jsou všeobecně známá i v českém jazyce, se uvádí v českém termínu. Totéž platí i u českých měst označených cizojazyčným názvem. U měst, kde cizí názvy nejsou všeobecně známé, se uvádí název z dokumentu s českým upřesněním v závorce, u českých lokalit původní název s uvedením současně platného názvu. Pro bližší upřesnění místa uvedeného v dokumentu se rovněž může určit stát nebo země.

U cizojazyčných dokumentů se uvádí poznámka o cizím jazyce, ve kterém je dokument psán (něm., ang., franc., rus., lat. apod.).

Přílohy se uvádějí za základním heslem obsahu, ke kterému jsou připočteny.

Jedno inventární číslo se používá jak pro jednotlivé dokumenty, tak pro soubor dokumentů.

Archiválie se počítají na kusy nebo listy. Počítá se popsaný list, včetně kreseb. Používají se zkratky kus, ks, list a ll. Počet kusů je možné doplnit i informací o počtu listů. Počítá se každý popsaný list dokumentu. Volné a nepopsané listy se nezapočítávají. Nepopsané listy se netrhají! Obálky se počítají a uvádějí do inventáře zvlášť. Používá se zkratka ob.

Archiválie s velkým formátem se ukládají rozložené do speciálních skříní, v inventáři se o tom uvede poznámka (zkratka VF). Negativy se prokládají papírem nebo se vkládají do zásobníků a pevných desek. Fotografie se ukládají do pevných desek proti zohýbání, skleněné negativy se povinně ukládají jako velké formáty do speciálních skříní velkých formátů.

U poškozených nebo neúplných dokumentů je tato skutečnost zmíněna (fragment, roztrženo, apod.).

Jeden exemplář inventáře se zasílá do Národního archivu.

Při výpůjčce archiválií mimo archiv se do kartonu zařazuje na místo vybraného dokumentu priorační lístek (formát A4).

CITACE

Autoři publikací v počtu do tří (včetně) se v citaci vypisují všichni, odděleni pomlčkou. Při větším počtu autorů se používá označení kol. aut., ed. nebo red. Ročníky u periodik, svazky knih, číselné řady apod. se uvádějí arabskými číslicemi, (v případě označení číslicemi římskými, se tyto přepisují do arabských). U katalogu se uvede za název poznámka, že se jedná o katalog. Číslo strany se uvádí ve zkratce (s.), větší rozsah stran se rozepisuje (s. 5-258).

Vzory:

Monografie
Příjmení jméno, název díla, místo vydání, rok vydání, číslo strany.
(Cihelka Antonín, Moje jízdenky, Praha 1950, s. 10.)

Článek ve sborníku
Příjmení jméno, název článku, „in“ název sborníku, číslo, ročník, rok vydání, strana.
(Cihelka Antonín, Moje tramvajové jízdenky, in Pražská doprava, č. 1, roč. 52, 1988, s. 56-58.)

Článek v periodiku
Příjmení jméno, název článku, název periodika, číslo, ročník, rok vydání, strana.
(Kuneš Filip, Žacléřské dolování, Krkonoše, č. 12, roč. 25, 1992, s. 17-25.)

ZÁKLADNÍ ROZDĚLENÍ DOKUMENTŮ

1) DOKLADY - rodné, křestní, oddací a úmrtní listy, osobní doklady, vysvědčení, stvrzenky, účtenky, jízdenky, průkazy, smlouvy, čestná jmenování a udělení cen, daňové doklady, rozpočty na výtvarné práce, soubor úmrtních oznámení ve fondu (ve vlastních, osobních dokladech jen úmrtní oznámení původce a jeho rodiny; ostatní oznámení patří do zvláštního oddílu dokladů cizích, kam patří i k nim příslušné tištěné poděkování za soustrast) apod.

Řazení dokladů je chronologické. U konvolutu většího rozsahu, se doklady řadí podle nejstaršího data. U dokladů stejného původce nebo charakteristiky se mohou vytvářet konvoluty. Rodinní příslušníci jsou řazeni: manžel/ka, děti, otec, matka, bratr, sestra a další příbuzní. Písemnosti členů rodiny, u kterých nelze jednoznačně určit jejich vztah k zůstaviteli, se řadí mezi doklady cizí. Datace dokladů může být u významnějších hesel na den, u ostatních postačí uvedení roku. Nedatované dokumenty se řadí za datované.

  • doklady vlastní, tj. původce fondu
    • osobní
    • k výtvarné činnosti (rozpočty, smlouvy, účty, apod.)
  • rodinné
  • cizí

Vzory:

inv.
č.
Obsah množství
kusy (listy)
období přír. č.
AA
č.
kart.
  Doklady vlastní        
1 Křestní list (opis z roku 1914) 1 kus 1914 3025 1
2 Vysvědčení z Měšťanské školy v Pardubicích 3 ks (4 ll) 1914-1918 3025 1
3 Průkaz na slevu jízdného ČSD, připojeny 4 jízdenky 5 ks 1921 3025 1
4 Nájemní smlouva na byt v Praze (fragment) 1 kus 1923 3025 1
5 Diplom z Uměleckoprůmyslové školy v Praze 1 kus 1924 3050 VF
  Doklady rodinné        
  Beutlerová Marie (manželka)        
6 Pracovní knížka (fragment) 1 kus 1941 3050 1
7 Výměry na výplatu příspěvku pro válečné poškozence 3 ks 1951 3050 1
  Doklady cizí        
  Cihelka Antonín        
8 Průkazy na slevu jízdného na ČSD 2 ks (4 ll) 1935-1936 3025 1
9 Povolávací rozkaz 1 kus 1937 3025 1

2) KORESPONDENCE - dopisy, dopisnice, pohlednice, navštívenky, koncepty dopisů, obálky apod.

Korespondence se řadí abecedně podle příjmení dopisovatelů a názvů institucí. U institucí je prvním názvem oficiální název celé organizace v dané době, který může být doplněn o další podřízenou složku. U cizojazyčných institucí se používá originální název v dané době (do závorky lze umístit překlad). Názvy v azbuce se přepisují do latinky. Za názvem instituce se uvádí místo odkud byl dopis poslán. Datum odeslání dopisu se uvádí přesně na den. Korespondence se může doplňovat o přílohy, koncepty odpovědí apod. Za jména korespondentů se v případě možné záměny osoby nebo u méně známých osob (pokud je lze jednoznačně určit) uvede bližší určení – malíř, spisovatel, novinář, starosta apod. U neznámých korespondentů se může doplnit povolání nebo jiné bližší určení. Označují se jako neznámý autor (autorka) a jsou evidováni pod různými inventárními čísly (dopisy od jednoho stejného neznámého autora se evidují pod jedním inventárním číslem). Více dopisů od jednoho korespondenta se řadí chronologicky, nedatované dopisy jsou řazeny na konec. V případě existence edice dopisu se k jednotlivým dopisům doplňuje číslo strany, na níž je dopis v uvedené edici publikován. Kde není uvedeno jinak, jedná se u korespondence o dopisy, v jiném případě se uvede další druh (navštívenka, pohlednice apod.).

  • vlastní
    • přijatá
      • od jednotlivců
      • od korporací 
    • odeslaná
      • jednotlivcům
      • korporacím
  • rodinná 
    • přijatá
      • od jednotlivců
      • od korporací
    • odeslaná
      • jednotlivcům
      • korporacím
  • cizí

Vzory:

inv.
č.
Obsah množství
kusy (listy)
období přír. č.
AA
č.
kart.
  Korespondence – vlastní – přijatá – jednotlivci        
22 Mauder Josef 2 ll 1906 3026 1
  Praha, 25.4. 1906        
23 Metelka Cyril 6 ll 1907, b.d. 3026 1
  Adlerkosteletz (Kostelec nad Orlicí), 13.3. 1907        
  Brno, b.d.        
24 Neznámý autor (Antonín, učitel) 1 list, 1 ob 1908 3028 1
  Černý Kostelec (Kostelec nad Černými Lesy), srpen 1908        
27 (Pelikán) Josef Vladimír 11 listů 1875-1876 3029 1
  Arnau (Hostinné), 1875        
  Hohenelbe (Vrchlabí), 24.12. 1875, připojen koncept odpovědi z 26.12. 1875 (poškozen)        
  Hohenelbe, 1.5. 1876        
29 Palacký František (ředitel pivovaru) 1 list b.d. 3029 1
  b.m., b.d.        
30 Rejsek Filip 4 ll 1912, b.d. 3029 1
  Hradec Králové, 12.2. 1912        
  Hradec Králové, 19.2. 1912        
  Hradec Králové, b.d. (navštívenka)        
31 Trojan... 2 ll 1914, 1916 3029 1
  b.m., 31.12. 1914        
  Plzeň, 1.2. 1916        
  Korespondence – vlastní – přijatá –korporace        
36 Městský úřad v Plzni, starosta - Plzeň 1 list 1990 3029 2
  Plzeň, 3.3. 1990        
37 Národní galerie v Praze, archiv - Praha 3 ll 1997 3029 2
  Praha, 11.1. 1997        
  Praha, 12.5. 1997        

3) RUKOPISY - rukou nebo strojem psané záznamy, deníky, statě, eseje a úvahy, průvodní zprávy k návrhům, interpretace vlastních děl, výpisky apod.

Rukopisy se dělí na vlastní práce zůstavitele a rukopisy cizí osob. Vlastní práce mohou být dále členěny podle věcných charakteristik. Vlastní rukopisy se řadí abecedně podle názvů. Cizí rukopisy se řadí abecedně podle jmen autorů (více rukopisů jednoho autora se řadí abecedně podle názvů).

  • vlastní práce původce fondu
    • články, studie
    • deníky, deníkové záznamy
    • výpisky
    • kartotéka (velké množství se nepočítá na kusy/listy, ale na bm)
  • práce cizích autorů

Vzory:

inv.
č.
Obsah množství
kusy (listy)
období přír. č.
AA
č.
kart.
  Rukopisy vlastní - povídky        
45 Jak jsem začínal (povídka) 4 ll b.d. 3025 3
  Rukopisy vlastní – odborné studie a články        
47 Mincovní nálezy na Hlinecku (studie) 10 ll 1967 3025 3
  Rukopisy cizí        
49 Adámek Jan, Hrad Kumburk (článek) 5 ll 1960 3025 3
50 Neznámý autor, Údolí Plakánek (studie) 15 ll b.d. 3025 3
51 Pavlík Josef, K večeru (povídka) 31 list b.d. 3025 3
52 Zeman J., Sv. Izidor (studie) 15 ll 1968 3025 3

4) SKICÁKY A JINÉ VÝTVARNÉ PRÁCE – kresby, náčrtky, návrhy, celé soubory i jednotliviny

Výtvarné práce je možné třídit podle věcných skupin, výtvarných technik, projektů apod. Počítají se na kusy, u vybraných jednotlivin i souborů mohou být uvedeny i rozměry a výtvarná technika. U skicáků a svázaných výtvarných souborů se počítají také listy a zaznamenává se, jsou-li mezi nimi některé vytržené a volně vložené.

5) TISKY, VÝSTŘIŽKY, DOKUMENTACE - katalogy, tisky, výstřižky o životě a díle původce, pozvánky, programy, stanovy, letáky, plakáty (jsou-li součástí uceleného souboru vztahujícího se např. k výstavě, nechávají se u sebe; neoddělovat)

Tisky lze dělit do věcných skupin. Přednost mají vlastní práce původce fondu. Pokud to lze, rozepisují se tisky a výstřižky abecedně podle názvů (u výstřižků podle názvů článků v periodiku). Uvádí se název, autor, místo a rok vydání, datum. V případě článků periodikum, číslo, ročník, rok a strany, na kterých je článek otisknut. Tisky a výstřižky se počítají na kusy. Tisky, zejm. knihy, bez zřejmého vztahu k původci fondu, mohou být z fondu vyřazeny.

  • původcovo výtvarné dílo
  • cizí výtvarné dílo
  • materiály původce k cizím dílům


6) FOTOGRAFIE – fotografie, diapozitivy, skleněné i klasické negativy

Fotografie a negativy se ukládají do pevných desek a speciálních obálek. Počítají se na kusy. Třídí se většinou podle věcného hlediska.

  • osobní a rodinné
  • fotografie vlastních prací 
  • k pracovním a studijním účelům 
  • další témata (autor, provenience, místa, zájezdy...)

7) VARIA - písemné, obrazové nebo věcné archiválie nezařaditelné do předchozích skupin...

Popisují se stručně a výstižně, počítají se na kusy nebo listy. Ukládají se většinou jako velké formáty.


Nastavte si velikost písma:

TTT

RSS kanál  |  XML Sitemap  |  Mapa webu
Redakční systém WebRedakce - NETservis s.r.o. © 2017

2008 Metodické centrum pro muzea výtvarného umění Národní galerie

Metodické centrum Národní galerie v Praze, Palác Kinských, Staroměstské náměstí 12, 110 15 Praha 1
mcgalerie@ngprague.cz
www.mc-galerie.cz

 

Administraci zajišťuje redakční systém společnosti NETservis s.r.o.